JÄSENREKISTERISELOSTE

Rekisteriseloste 02.02.2020
Henkilötietolaki (523/1999) 10§

EU:n yleinen tietosuoja-asetus EU 2016/679

Tietosuoja-asetuksen 30§ Seloste käsittelytoimista.

Rekisterinpitäjä: Pihkainmäen kyläyhdistys ry
Pihkapolku 5, 71570 Syvänniemi
pihkainmaen.kylayhdistys@gmail.com

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Kyläyhdistyksen puheenjohtaja Heli Koistinen, p. 044 988 2835

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Pihkainmäen kyläyhdistyksen harrasteisiin osallistuvien tiedot kerätään jäsen- ja harrastemaksuvelvoitteiden seuraamisen sekä vakuutuksen voimassaolon vuoksi. Talkoisiin osallistuvan tiedot (nimi ja puhelinnumero) kerätään mikäli hänelle tapahtuu tapaturma ja hän haluaa käyttää yhdistyksen talkoovakuutusta.

Kyläyhdistyksen hallituksen jäsenten nimilista löytyy kyläyhdistyksen kotisivuilta informaation vuoksi.

Patentti- ja rekisterihallitukselle ilmoitetaan kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeutettujen henkilötiedot.

Kyläyhdistyksen toiminnassa mukana olevien, osallistujalistoja käsittelevien vetäjien sekä henkilötietoja käsittelevien henkilöiden kanssa käydään läpi salassapito ja kuvaus tietojen käsittelystä.

Rekisterin tietosisältö

Kyläyhdistyksen hallituksen jäsenten nimilista löytyy kyläyhdistyksen kotisivuilta informaation vuoksi.

Patentti- ja rekisterihallitukselle ilmoitetaan kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeutettujen henkilötiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan kyläyhdistyksen tiliotteesta jäsen- ja harrastemaksujen maksaneelta henkilöltä, joka ilmoittaa tilisiirron viestikentässä jäsenen/jäsenten nimen/nimet. Jäsentiedot tallennetaan erilliseen Excel-taulukkoon jäsenrekisteriksi suojattuun pilvipalvelun kansioon, johon vain hallituksen nimenkirjoitusoikeutetuilla on pääsy. Rekisterin tiedot säilytetään kalenterivuoden ajan, jonka jälkeen tiedosto hävitetään. Harrasteiden vetäjät toimittavat harrasteiden osallistujalistat aika-ajoin kyläyhdistyksen rahastonhoitajalle jäsenluettelon päivittämisen ja maksujen seurantaa varten. Rahastonhoitaja tuhoaa lomakkeet kauden päätteeksi polttamalla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vuoden 2018 kesätoimintaan osallistuneen työntekijän työsopimustiedot luovutettiin Osuuspankille palkka-avustushakemusta varten.

Vuoden 2017 osalta Kalakukko ry:lle luovutettiin nuorten työsopimukset sekä kirjanpitomme pääkirja, jossa oli toimintaan osallistuneiden lasten nimet. Kesätoimintaan osallistuneilta kerättiin sairaus- ja allergiatiedot turvallisuuden vuoksi, sekä syntymävuodet, koska toiminta oli rajattu tietyn ikäisille. Lisäksi kerättiin vanhempien yhteystiedot.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansiin maihin, kansainvälisiin järjestöihin, EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja ei käsitellä internetissä eikä sosiaalisessa mediassa.

Tiliotteet ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Tiliotteet ja jäsenrekisteritaulukko ovat tallennettu kyläyhdistyksen pilvipalveluun, jonne vain kyläyhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavilla hallituksen jäsenillä (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja sekä toiminnantarkastajilla) on pääsy henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.

Harrasteisiin osallistuvista kerätään paperinen nimilista, osallistujamäärän ja maksuvelvoitteiden seuraamisen vuoksi. Lista kulkee aina ryhmän vetäjän mukana. Sen käsittely on rajattu vain ryhmän vetäjille ja rahastonhoitajalle. Osallistujaluettelot toimitetaan rahastonhoitajalle toimintakauden päätyttyä hävitettäväksi.

Kyläyhdistys ei käytä siirrettäviä tietovälineitä, kuten muistitikkuja, jäsenrekisteritietojen säilyttämiseen.

Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää ja nähdä omat tietonsa. Vain rekisterin pitäjä voi luovuttaa tiedot tunnistetulle henkilölle.

Muut henkilötietojen ja muiden aineistojen, kuten valokuvien käsittelyt

Toiminnan vaatiessa (esim. kyläyhdistyksen toiminta-alueen asukas tilaa Pihkapostia-tiedotteen paperisena postilaatikkoonsa ja ilmoittaa tätä varten nimensä ja osoitteensa sekä tarvittaessa postilaatikon sijainnin) erillisiä henkilötietoja, perustamme rajatun kansion pilvipalveluumme, jonne vain kyseessä olevasta toiminnasta vastaava henkilö pääsee.

Kyläyhdistys saattaa ottaa valokuvia järjestämissään tilaisuuksissa ja julkaista niitä omilla foorumeillaan. Tiedotamme kuvaamisesta tapahtumissa. Mikäli henkilö ei halua esiintyä kuvissa, on hänen ilmoitettava asiasta kuvaajalle tai tilaisuuden järjestäjille.

sivu päivitetty 02.02.2020